Haal meer uit Microsoft Teams (1/4)

microsoft_p1

Deel 1: Gestroomlijnde communicatie met workplace chats

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams. In een vierdelige blogreeks doen we de tool volledig uit de doeken.

Bij veel bedrijven staat Microsoft Teams gekend als een Skype-variant waarmee je met je collega’s de laatste nieuwtjes en strafste vakantieverhalen deelt, maar het platform is tot zoveel meer in staat. Workplace Chat, videoconferenties, een centrale opslagplaats voor je bestanden en integratie van andere (bedrijfs)applicaties: Teams biedt het allemaal. In deze blogreeks zetten we de veelzijdigheid van het platform in de kijker. First up: de chatfunctie, kanalen en teams.

Teams versus kanalen

Mensen samenbrengen en vlot laten communiceren in een bedrijfscontext is allesbehalve evident. Vaak hanteren we hiervoor verouderde of gewoon de verkeerde tools, wat vaak leidt tot nodeloze frustraties. De oplossing? Slimmere communicatie. Teams verbindt mensen op een handige manier met elkaar via een team of een kanaal. Zo kunnen collega’s zich organiseren op verschillende manieren, afhankelijk van de specifieke bedrijfssituatie.

Team: voor wie vaak en nauw samenwerkt

Met een team breng je een groep mensen die nauw samenwerken bij elkaar en geef je ze een digitale omgeving voor hun overleg, content en tools. Dat kan op structurele basis – een team per bedrijfsafdeling, bijvoorbeeld – maar ook ad hoc-teams voor afzonderlijke projecten, zoals een productlancering, behoren tot de mogelijkheden. Bovendien kan je ook kiezen of je je team privé houdt of het openbaar maakt voor iedereen in je organisatie (met een maximum van 5.000 leden).

Kanalen: gericht communiceren binnen het team

Een kanaal is een specifieke subdivisie binnen een team. Het biedt de mogelijkheid om chats te organiseren per onderwerp, project, discipline en ga zo maar door. Zeker voor grotere teams die met verschillende projecten tegelijk bezig zijn, bieden kanalen een duidelijke meerwaarde en helpen ze het overzicht te behouden. En de bestanden die je in je kanaal deelt? Die worden automatisch opgeslagen in je SharePoint of OneDrive, die je automatisch aan Teams kan koppelen.

De vertaalfunctie: een verborgen pareltje

Dat Microsoft Teams ook berichten kan vertalen, is een goed bewaard geheim. Nochtans is deze feature enorm nuttig, zeker voor internationale bedrijven waar veel mensen met verschillende nationaliteiten samenwerken. Stel bijvoorbeeld dat je vanuit je kantoor in België een probleem moet oplossen dat zich voordoet op je bedrijfslocatie in Japan. Dankzij de vertaalfunctie – die de mosterd is gaan halen bij Microsoft Word – kan een Japanssprekende collega toch uitleggen wat er moet gebeuren. Omgekeerd kan jij hem of haar ook in jouw taal instructies geven. Geen copy-paste naar Google Translate nodig!

Zo werkt het: 

  • Je ontvangt een bericht in een andere taal.
  • Selecteer het bericht en klik op “meer opties” (de 3 bolletjes).
  • Klik op “Vertalen”.
  • Het bericht wordt direct vertaald in de taal die je hebt ingesteld.

Naast teams, kanalen en vertalingen heeft de chatfunctie van Teams nog meer in petto:

  • Prioriteit geven aan een bericht
  • De opmaak van de tekst zelf veranderen
  • Bestanden toevoegen vanuit OneDrive of je lokale opslag
  • Meer interactie creëren met emoji’s, stickers, GIFs en memes

De laatste ontwikkelingen in cloud computing en SaaS in je mailbox?

Blijf op de hoogte als ASPEX een nieuwe gids publiceert.

Gerelateerde artikels

Workplace of the future
Alysson

De ‘workplace of the future’? Mobiel werken in de cloud

Hoe de ‘workplace of the future’ er precies zal uitzien, weten we nog niet. Maar de huidige stand van de technologie geeft ons wel al een duidelijk beeld van welke richting we uitgaan. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat steeds meer bedrijven de klassieke kantoormuren slopen en voor open offices, meer telewerken en een cloudpakket kiezen. Omarmt jouw kmo al de toekomst?

Workplace of the future
Kaj Gorremans

Haal meer uit Microsoft Teams (2/4)

In deel 2 zoomen we in op de videocapaciteiten van Teams. Vooral voor wie zijn of haar agenda ziet overlopen met meetings en briefings een geschenk uit de hemel!