Haal meer uit Microsoft Teams (2/4)

windows_p2

Deel 2: vlotter samenwerken met video conferencing

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams. In een vierdelige blogreeks doen we de tool volledig uit de doeken. 

Eerder boden we een overzicht van alle chatfunctionaliteiten. Dit keer zoomen we in op de videocapaciteiten van Teams. Vooral voor wie zijn of haar agenda ziet overlopen met meetings en briefings een geschenk uit de hemel!

Meetings, meetings, meetings

Snel even overleggen met enkele collega’s, goede afspraken maken met onze partners of afstemmen met de klant: heel wat van onze tijd op het werk gaat op aan vergaderen. Nochtans zijn niet al die meetings even nuttig. Wie zegt bijvoorbeeld dat die afspraken niet evengoed online en van achter onze eigen bureaus kunnen gebeuren?

Tussen 15% en 50%
Zoveel werkuren spenderen we gemiddeld aan vergaderen.

Video conferencing: de voordelen

Verlies minder tijd

Aangezien alle partijen rechtstreeks via de laptop kunnen deelnemen, spaar je heel wat tijd uit. Niemand hoeft nog in de file te gaan staan om een meeting bij te wonen. Wie van thuis werkt kan mee inbellen en is zo meteen mee.

Werk efficiënter

Door via Teams te vergaderen, minimaliseer je de duur van je meetings. Je bent immers minder geneigd om af te wijken van het onderwerp of achteraf te blijven hangen aan het koffieapparaat. Zo blijft er meer tijd over voor je andere werk, waardoor je productiviteit de lucht in schiet. Bovendien kan je na de videovergadering nog een recap posten in het kanaal (de Teams-hub waar je kan overleggen met je collega’s over een bepaald project). Zo weet iedereen duidelijk wat hem te doen staat.

Volg eenvoudig op

Heb je na de videocall een hele waslijst aan nieuwe to-do’s? Vink snel enkele kleinere taken af door meteen na de call de nodige documenten beschikbaar te maken voor het team, collega’s snel op de hoogte te brengen in het juiste kanaal of je takenlijst in te plannen via geïntegreerde extensies, zoals Trello of het oude vertrouwde Outlook.

Zo plan je een videovergadering in via Teams:

  1. Ga naar ‘Agenda’.
  2. Selecteer ‘Nieuwe vergadering’ bovenaan rechts.
  3. Kies ‘Voeg deelnemers toe’ en nodig mensen uit.
  4. Ga naar ‘Deel met een kanaal’ als je je meeting in een bepaald kanaal wil houden.

De laatste ontwikkelingen in cloud computing en SaaS in je mailbox?

Blijf op de hoogte als ASPEX een nieuwe gids publiceert.

Gerelateerde artikels

Workplace of the future
Alysson

De ‘workplace of the future’? Mobiel werken in de cloud

Hoe de ‘workplace of the future’ er precies zal uitzien, weten we nog niet. Maar de huidige stand van de technologie geeft ons wel al een duidelijk beeld van welke richting we uitgaan. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat steeds meer bedrijven de klassieke kantoormuren slopen en voor open offices, meer telewerken en een cloudpakket kiezen. Omarmt jouw kmo al de toekomst?

Workplace of the future
Kaj Gorremans

Haal meer uit Microsoft Teams (1/4)

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams.