Haal meer uit Microsoft Teams (4/4)

microsoft_p4

Deel 4: automatiseer je workflows met app-integraties

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams. In een vierdelige blogreeks doen we de tool volledig uit de doeken. 

In onze vorige blogposts over Microsoft Teams focusten we op chatfuncties, videovergaderingen en bestandsopslag. Maar wist je dat je Teams ook kan gebruiken om bepaalde workflows te automatiseren? Daarvoor hoef je slechts enkele applicaties te integreren. We geven je een reeks handige suggesties!

Applicaties integreren in Teams: zo werkt het

Een applicatie toevoegen aan je Microsoft Teams-omgeving kan snel en eenvoudig via de Teams Store. Elke teambeheerder heeft er toegang toe en kan zelf kiezen welke applicaties nuttig zijn voor het team. Technische kennis is niet vereist: in één klik creëer je een werkomgeving op maat van jouw project.

Daarnaast bestaan er ook custom-built applicaties die je kan toevoegen aan je Teams-omgeving, zoals Power Apps. Die laatste gebruikte ASPEX om zelf een applicatie te ontwikkelen, Flow, waarmee je processen automatiseert.

Onze favorieten

In de Teams Store vind je een breed gamma aan applicaties om te integreren. Daarom deden wij alvast een eerste selectie en haalden we er de nuttigste voor je uit. Met deze apps verhoog je de productiviteit van je team en zorg je ervoor dat collega’s vlotter kunnen samenwerken:

Creëer structuur met Microsoft Planner

Met Microsoft Planner structureer je projecten in een handomdraai. Maak nieuwe plannen en deel ze met je team, wijs specifieke taken toe  en creëer zo transparantie en overzicht. Elk plan heeft een eigen bord met zogenaamde ‘buckets’, waarop je je taken kan ordenen volgens status of verantwoordelijke. Krijg je een taak toegewezen, dan wordt dat via mail gemeld – ideaal voor wie op dat moment niet op kantoor is. De melding verschijnt ook in de newsfeed van Teams en in het chatkanaal. Verandert de status of wordt de taak toegewezen aan een nieuwe collega, dan kan je de taak eenvoudig verslepen en zo de planning bijwerken.

Digitaliseer je contracten met Adobe Sign

Bepaalde projecten kunnen pas van start gaan na een officiële ondertekening van het contract. Wanneer je daarvoor face-to-face moet afspreken, verlies je vaak kostbare tijd. Met Adobe Sign kan je documenten digitaal ondertekenen, zodat je team meteen aan de slag kan. Je collega’s krijgen zelfs een melding zodra de handtekening gezet is!

Automatiseer je processen met Power Apps (Flow)

Power Apps staat je toe om zelf een applicatie te gaan ontwikkelen die jouw specifieke noden beantwoordt. Het grote voordeel? Het is gemakkelijk in gebruik, zodat je zelf aan de slag kan zonder dat er een developer aan te pas hoeft te komen. Het grote voordeel van Power Apps is dat je het eenvoudig koppelt aan de rest van het Microsoft Power Platform (Power BI, Power Automate en Power Virtual Agents) en Office 365, waarmee je bedrijfsdata analyseert en oplossingen op maat ontwikkelt.

Binnen ASPEX hebben we Power Apps gebruikt om een technische applicatie te ontwikkelen, waarmee onze support-medewerker van wacht notities neemt wanneer hij wordt opgebeld. Die notities zijn rechtstreeks gekoppeld aan Microsoft Teams, waar de informatie automatisch wordt toegevoegd aan een overzichtelijke tijdlijn. Zo ziet de rest van het team meteen wat er buiten de werkuren is gebeurd en kunnen ze daarop inpikken.

De voordelen van applicaties integreren in Microsoft Teams

  • Je verhoogt de productiviteit van je bedrijf of projectteam.
  • Je faciliteert samenwerken tussen collega’s. 
  • Je hebt een duidelijk statusoverzicht en bent altijd op de hoogte.

De laatste ontwikkelingen in cloud computing en SaaS in je mailbox?

Blijf op de hoogte als ASPEX een nieuwe gids publiceert.

Gerelateerde artikels

Workplace of the future
Alysson

De ‘workplace of the future’? Mobiel werken in de cloud

Hoe de ‘workplace of the future’ er precies zal uitzien, weten we nog niet. Maar de huidige stand van de technologie geeft ons wel al een duidelijk beeld van welke richting we uitgaan. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat steeds meer bedrijven de klassieke kantoormuren slopen en voor open offices, meer telewerken en een cloudpakket kiezen. Omarmt jouw kmo al de toekomst?

Workplace of the future
Kaj Gorremans

Haal meer uit Microsoft Teams (1/4)

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams.