Microsoft Teams als alternatief voor Skype for Business (en hoe het werkt)

image3

Maakt jouw bedrijf nog gebruik van Skype for Business? Dan heb je nog tot 31 juli 2021 de tijd om te migreren naar een ander communicatieplatform. 

Gelukkig heeft Microsoft de afgelopen jaren hard gewerkt aan de verfijning van het alternatief: Microsoft Teams, het paradepaardje van ‘s werelds grootste softwarebedrijf. 

Maar, hoe werkt het? En wat zijn de voordelen van Teams tegenover Skype for Business? In dit blogartikel gaan we hier dieper op in. Lees gerust mee!

Skype for Business stopt in 2021

In de zomer van 2019 kondigde het softwarebedrijf Microsoft aan dat het zou stoppen met Skype for Business Online. Inmiddels is het bijna zo ver. Op 31 juli 2021 trekt Microsoft er definitief de stekker uit.

De val van Skype for Business is echter geen complete verrassing. Zo’n twee jaar geleden startte Microsoft namelijk met Teams als onderdeel van Office 365. Sindsdien is het zakelijk communicatieplatform sterk gegroeid

Het was dus al langer duidelijk dat Microsoft Teams de opvolger zou worden van Skype for Business. Nieuwe Office 365 klanten kunnen daarnaast sinds 1 september 2019 niet eens meer kiezen voor Skype. 

De reden van stopzetting? Microsoft die graag meer marktaandeel wil claimen. Op dit moment heeft Microsoft al 37 procent van het marktaandeel, maar de concurrentie is fors.

Door de beste functionaliteiten van Skype for Business naar Microsoft Teams te verhuizen, wil het softwarebedrijf zichzelf naar de toekomst toe verder stevig positioneren.

Microsoft Teams: de vervanger van Skype for Business

Het traditionele concept van vaste werkuren op vaste werkplaatsen staat nu meer dan ooit op losse schroeven. Heel wat bedrijven evolueren richting een moderne werkomgeving, en telewerken is populairder dan ooit

De impact van thuiswerken op je interne bedrijfscommunicatie is echter groot. Geen gesprekken meer aan het koffieapparaat, en ook geen fysieke meetings meer. 

Hoe los je dit op? Met Microsoft Teams! Bij veel bedrijven gekend als een Skype-variant waarmee je met collega’s de laatste nieuwtjes of strafste vakantieverhalen deelt. 

Maar wist je dat het platform tot een pak meer in staat is? Workplace chats, videoconferenties, centrale bestandsopslag, integratie van andere bedrijfsapplicaties: Teams doet het allemaal.

Hoe Microsoft Teams werkt

Chatfunctie

In een notendop komt het erop neer dat Teams mensen verbindt met elkaar via een team of een kanaal. Zo kunnen collega’s zich organiseren op verschillende manieren, afhankelijk van de specifieke bedrijfssituatie.

Met een team breng je een groep mensen die nauw samenwerken bij elkaar en geef je ze een digitale omgeving voor hun overleg, content en tools. Dat kan op structurele basis: een team per bedrijfsafdeling. Of je kan een ad-hoc team opzetten voor afzonderlijke projecten, zoals een productlancering. 

Een kanaal is dan weer een specifieke subdivisie binnen een team. Het biedt de mogelijkheid om chats te organiseren per onderwerp, project, discipline, enzovoort. Zeker voor grotere teams die met verschillende projecten tegelijk bezig zijn, bieden kanalen een grote meerwaarde.

Bestanden opslaan en delen

Verder kan je Microsoft Teams eenvoudig integreren met SharePoint en OneDrive. Door deze drie tools op elkaar af te stemmen, kan je jouw bedrijfsdatabase stroomlijnen en bestandsopslag verbeteren.

Met OneDrive ga je in de cloud (al dan niet simultaan met collega’s) aan de slag, om daarna het afgewerkte resultaat te delen via SharePoint met de hele organisatie. Met Microsoft Teams kan je dus super eenvoudig samen verder werken aan hetzelfde bestand.

Video conferencing

Met Teams zet je in no-time een videoconferentie op en dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Je verliest in de eerste plaats minder tijd, aangezien alle partijen via de laptop rechtstreeks kunnen deelnemen.

Daarnaast ben je minder geneigd om af te wijken van het onderwerp of achteraf te blijven hangen aan het koffieapparaat. Op die manier blijft er meer tijd over voor je andere werk, waardoor je productiviteit de lucht in schiet.

Workflows automatiseren met app-integraties

Een app toevoegen aan je Microsoft Teams-omgeving kan eenvoudig via de Teams Store. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Planner of Adobe Sign. Daarnaast bestaan er ook custom-built applicaties die je kan toevoegen aan je Teams-omgeving, zoals Power Apps. 

Het doel? De productiviteit van teams verhogen en ervoor zorgen dat collega’s vlotter met elkaar kunnen samenwerken. Bijvoorbeeld: met Microsoft Planner kan je taken toewijzen aan jouw team. Krijg je een taak toegewezen, dan verschijnt die melding ook in de newsfeed van Teams en in het chatkanaal

Waarom Microsoft Teams beter is dan Skype for Business

Slimmere communicatie

Nauw samenwerken met een groep mensen- of chats organiseren per onderwerp? Teams doet het allemaal. Microsoft Teams kan bovendien ook berichten vertalen. Een handige feature voor internationale bedrijven waar veel mensen met verschillende nationaliteiten samenwerken.

Stel bijvoorbeeld dat je vanuit je kantoor in België een probleem moet oplossen dat zich voordoet op je bedrijfslocatie in Japan. Dankzij de vertaalfunctie kan een Japans sprekende collega toch uitleggen wat er moet gebeuren. Omgekeerd kan jij hem of haar ook in jouw taal instructies geven. 

Geen copy-paste naar Google Translate nodig dus! Je selecteert gewoon het bericht en klikt op vertalen. Het bericht wordt dan instant vertaald in de taal die je hebt ingesteld. Makkelijk en efficiënt.

Vlotter samenwerken

Snel even overleggen met enkele collega’s of een project afstemmen met de klant: heel wat van onze tijd op het werk gaat op aan vergaderen. Nochtans zijn niet al die meetings even nuttig. 

Met de video-conferencing functie van Teams bespaar je heel wat tijd, wat maakt dat je vlotter en efficiënter kan werken. 

Heb je na de videocall een hele waslijst aan nieuwe to-do’s? Dan kan je de nodige documenten snel en eenvoudig beschikbaar maken voor het team. Via geïntegreerde extensies of apps kan je dan taken plannen en toewijzen

Daarnaast kan je in Teams eenvoudig bestanden met elkaar delen én samenwerken aan hetzelfde bestand. De koppeling met SharePoint zorgt er tot slot voor dat je bestanden kan delen met je organisatie. 

Projectteams, afdelingen en divisies hebben zo snel en eenvoudig toegang tot alle know-how via pagina’s, lijsten en bibliotheken. Van achter hun desk op kantoor, maar ook thuis of op locatie.

Werkomgeving op maat

Een applicatie toevoegen aan je Microsoft Teams-omgeving kan snel en eenvoudig via de Teams Store. Elke teambeheerder heeft er toegang toe en kan zelf kiezen welke applicaties nuttig zijn voor het team. Technische kennis is niet vereist: in één klik creëer je een werkomgeving op maat van jouw project.

Besluit

Benieuwd naar alle mogelijkheden van Microsoft Teams? Als Microsoft Gold Partner organiseren we regelmatig Teams-opleidingen en demo-sessies, zowel op locatie als in de kantoren van Microsoft België. 

Alvast aan de slag gaan? Download dan hier onze Microsoft Teams handleiding. 

Contacteer ons en leer hoe je met Teams de communicatie en samenwerking in je organisatie stroomlijnt.

De laatste ontwikkelingen in cloud computing en SaaS in je mailbox?

Blijf op de hoogte als ASPEX een nieuwe gids publiceert.

Gerelateerde artikels

artificial intelligence
Cloud & IT
Benedikte

Generative AI, beloftevol en uitdagend

Generative AI kent een razendsnelle opgang. Lees hier hoe de technologie erachter werkt en wat de uitdagingen zijn van generative AI.