Wolters Kluwer en ASPEX: een geschiedenis van intense samenwerking

Wolters Kluwer

Dacht je dat Wolters Kluwer een uitgever van schoolboeken was?

Mis! Wolters Kluwer is een wereldwijde leverancier van professionele informatie, softwareoplossingen en diensten voor artsen, accountants, juristen en professionals op het gebied van fiscaliteit, financiën, audit, risicobeheer, compliance en regelgeving. 

De groep helpt klanten in ruim 180 landen, heeft vestigingen in meer dan 40 landen en telt wereldwijd ongeveer 19.000 medewerkers. In België zijn er enkele vestigingen met een sterke focus op Tax & Accounting. Die focus heeft natuurlijk te maken met ons typische KMO-landschap en daarmee de grote nood aan ondersteunende oplossingen in de bedrijfsvoering.

Wolters Kluwer Tax & Accounting België biedt een brede waaier aan software voor accountants, fiscalisten en bedrijven.

2008: Legacy software online

Al bij de overname van VERO in 2008, koos Wolters Kluwer voor ASPEX, toen nog een tamelijk kleine speler. Na een grondige doorlichting en een tour in het toenmalige datacenter, was iedereen overtuigd. 650 VERO gebruikers werden succesvol online gehost.

De ASP-hosting van legacy software – oorspronkelijk geschreven voor één gebruiker in één lokale omgeving – bracht wel wat uitdagingen met zich mee. Met name de afscherming van de data per gebruiker was erg belangrijk. In het bijzonder omdat het ging over vertrouwelijke, boekhoudkundige informatie. Gelukkig bleek ASPEX niet enkel kennis te hebben van hosting. In het ASPEX team is eveneens kennis van application development aanwezig. Dit helpt bij de verbetering van de legacy software, in functie van de nieuwe onlineomgeving. De ontwikkelaars van Wolters Kluwer konden rekenen op deze expertise om de nodige aanpassingen goed uit te voeren. De samenwerking liep erg vlot en al snel werden ook andere toepassingen, zoals bijvoorbeeld Expert/M online gebracht en door ASPEX gehost.

2010’s: Continu verbeteren en opschalen

De hosting van deze boekhoudkundige pakketten en de uitdagingen en oplossingen die daaruit voortvloeiden, brachten waardevolle inzichten voor de verdere ontwikkeling en hosting van andere toepassingen. Waar sommige toepassingen vooral bedoeld zijn voor de KMO, biedt Wolters Kluwer ook boekhoudkundige en fiscale pakketten voor accountants.

Anders dan een KMO, die enkel de eigen financiële en fiscale gegevens beheert, beschikt een accountant over een ganse klantenportefeuille met meerdere dossiers. De gegevens daarvan moeten uiteraard strikt gescheiden blijven. ASPEX gaf de criteria aan om die bescherming te garanderen en welke aanpassingen daarvoor nodig waren in de software.

Bovendien willen accountants ook alle toepassingen op één plek. Boekhoudkundige en fiscale toepassingen bijvoorbeeld, zijn best geïntegreerd, zodat dezelfde gegevens niet op verschillende plekken moeten worden ingevoerd. Dat verbetert de efficiëntie en de veiligheid en vergemakkelijkt opschaling en back-up.

Door de jaren heeft Wolters Kluwer het aanbod in softwaretoepassingen in Tax & Accounting fors uitgebreid. Dankzij de schaalgrootte kon de overhead beter gecontroleerd worden en werden kosten bespaard.

Microsoft Azure Cloud

In 2017 maakte Wolters Kluwer met ASPEX de overstap naar Microsoft Azure Cloud. Dankzij een grondige voorbereiding is dit zeer vlot verlopen.

Het koninginnenstuk was de migratie in 2020 van de 1700 Adsolut gebruikers naar de Azure omfgevingomgeving. In één klap werden 1700 gebruikers gemigreerd. ASPEX pakte dit projectmatig aan en zette een veilige testomgeving op. Daar konden de gebruikers inloggen en vertrouwd geraken met de nieuwe interface. Dat en een heldere communicatie zorgden ervoor dat de migratie in één weekend feilloos verliep.

Wolters Kluwer had genoeg aan één interne coördinator om het ganse proces vlot te laten verlopen. Ook andere toepassingen werden meteen omgezet. In het totaal ging het over een kleine 3000 gebruikers. Met ruim 6000 gebruikers vertrouwt Wolters Kluwer vandaag nog steeds op Microsoft Azure Cloud en ASPEX.

Op deze schaal loont het goed bewaken van de kosten navenant. O.a. door servers automatisch te activeren-deactiveren en Azure Reserved Instances toe te passen worden kosten bespaard. Met deze technieken kunnen pieken en dalen in de benodigde capaciteit bijvoorbeeld goed opgevangen worden terwijl de eindgebruiker steeds op een optimale capaciteit kunnen rekenen.

ASPEX als Value Added Service Partner

Voor Wolters Kluwer is ASPEX een Value Added Service Partner. Dat uit zich in een actieve samenwerking, een grote technische competentie en een match met de Global Values.

Miguel Lahousse, Director Customer Service Wolters Kluwer Tax & Accounting Belgium: “De technische competenties van ASPEX zijn excellent. Bovendien delen zij hun kennis met onze mensen alsof we één team vormen. Zo kunnen we onze klanten helemaal ontzorgen en is het voor iedereen fijn werken.”

De actieve samenwerking gebeurt op het operationele niveau door een gekoppelde service voor de gebruikers. Daarnaast zijn er ook periodieke overlegmomenten m.b.t. systeembeheer en customer support. Tenslotte worden de krijtlijnen van de samenwerking jaarlijks tijdens een strategisch overleg uitgestippeld.

De technische competenties van ASPEX zijn excellent. Daardoor gaat de dienstverlening veel verder dan gemiddeld en is die sterk geïntegreerd. De actieve bijdrage in de optimalisatie van legacy software voor hosting was destijds erg waardevol. Wolters Kluwer bespaart over de jaren heen aardig wat kosten, dankzij de kennis en technische bekwaamheid van ASPEX.

Wolters Kluwer streeft consequent haar Global Values na:

  • Focus on customer success,
  • Aim high and deliver,
  • Make it better,
  • Win as a team.

De manier waarom Wolters-Kluwer en ASPEX reeds jaren samenwerken belichaamt deze waarden.