Efficiënt en veilig telewerken in de cloud (startersgids)

Efficiënt en veilig telewerken in de cloud (startersgids)

In de strijd tegen het coronavirus werden er strenge maatregelen opgevoerd. Winkels moesten meermaals hun deuren sluiten, restaurants en cafés verdwenen uit het straatbeeld. 

Bovendien werden heel wat bedrijven gedwongen tot telewerk. Een ongewone test, die snel moest uitgerold worden. Geen sinecure, want een heleboel bedrijven hadden tot voor kort geen ervaring met het werken vanop afstand.

Het staat buiten kijf dat de coronacrisis er voor gezorgd heeft dat de digitale transformatie van bedrijven in een stroomversnelling is geraakt. Een snelle adaptatie is dus van groot belang. Achterop hinken, is geen optie. 

Wil je als bedrijf weten hoe je dit zo goed mogelijk aanpakt? Dat treft, want in dit blogartikel leggen we uit hoe je efficiënt én veilig kan telewerken. Kleine tip: de cloud zit er voor iets tussen. 

De rol van de cloud 

Heb je een draagbare laptop, dan vormt pendelen tussen beiden geen enkel probleem. Beschik je daarentegen over een vast (desktop) exemplaar, dan is dit minder evident. Gelukkig past de cloud hier een virtuele mouw aan.

Met een cloud-oplossing kunnen medewerkers namelijk altijd en overal toegang krijgen tot de gewenste documenten en gegevens, zonder dat opslagmogelijkheden beperkt worden. 

Met de juiste IT-infrastructuur, hoeft werken vanop afstand dus geen bottleneck te zijn. Je werkplek beperkt zich niet meer tot je plaatsje op kantoor, en je hebt alle bedrijfsapplicaties overal bij de hand wanneer je maar wil.

(Tele)werken in de cloud is niet alleen handig, maar bovenal ook veilig. Staan al je gegevens en documenten op een harde schijf? Dan mag je hopen dat je jouw laptop nooit verliest. Laptop weg, betekent in dat geval data weg. 

Een cloudoplossing biedt in dergelijke situaties meer zekerheid. Je gegevens zijn namelijk opgeslagen in de cloud, wat betekent dat je er altijd bij kunt, ongeacht wat er gebeurt met je apparaten. 

Het is zelfs zo dat je vanop afstand gegevens van verloren laptops kunt wissen, opdat ze niet in verkeerde handen kunnen vallen en misbruikt kunnen worden. Hetzelfde geldt in het geval je laptop crasht. Je hebt helaas geen garantie dat je documenten bewaard zullen blijven. 

Wie efficiënt en veilig telewerken zegt, zegt dus de cloud. Klein of groot, het maakt niet uit hoeveel werknemers je onder je dak hebt. Iedereen gebruikt het. Hetzij het nu om een vaste cloudomgeving gaat of niet. 

De voordelen van telewerken

Van thuis uit kunnen werken, biedt heel wat voordelen. Zowel voor de werknemer, als voor de werkgever. Op voorwaarde ten minste dat er efficiënt en veilig gewerkt kan worden.

De voordelen van telewerken voor werknemers

#1 Je hoeft niet te pendelen tussen het kantoor en je woonplaats 

Een van de grootste voordelen van telewerken, is dat je jezelf niet hoeft te verplaatsen tussen je woon- en werkplaats. Je hoeft ‘s morgens niet meer aan te schuiven in de file, waardoor je minder kostbare tijd verliest. 

Bovendien ervaar je minder stress en tijdsdruk, wanneer je niet hoeft te pendelen. Je bespaart tot slot ook flink wat geld uit. Denk maar aan kosten voor benzine of een ticket voor het openbaar vervoer. 

#2 Telewerken zorgt voor een betere work-life balance

Werk je vanop kantoor, dan ben je gebonden aan de kantooruren. Wanneer je van thuis uit werkt, heb je meer zelf de touwtjes in handen. In overleg met je verantwoordelijke kan je dan zelf je tijd indelen. 

Het voordeel? Je kunt werken wanneer je het meest productief bent. Voor sommigen is dat ‘s morgens vroeg, voor anderen is dat dan weer in de namiddag. 

Bovendien kan je de gebruikelijke pauzes die je gewoonlijk neemt met het hele team vroeger nemen, zodat er nog tijd overblijft om tussendoor snel even de kinderen van school te gaan halen of boodschappen te doen. 

De werktijd die je dan eventueel verloren bent, kan je makkelijk in de avond weer inhalen. Kortom: telewerken vergemakkelijkt de combinatie tussen je privéleven en je werk.

#3 Je kan gefocust en ongestoord werken 

Uit meerdere studies is gebleken dat de gewerkte uren thuis efficiënter worden besteed in verhouding met de gewerkte uren op kantoor. Logisch, want je wordt ook minder gestoord. 

Er zijn namelijk geen collega’s in de buurt die je vragen kunnen stellen, en je hoeft niet deel te nemen aan de moreel verplichte gesprekken bij het koffieapparaat. 

Het resultaat? Je verliest minder snel je focus, en je kan geconcentreerder werken. Zeker wanneer je even jouw mailbox of telefoon uitzet, werkt dit bijzonder efficiënt. 

De voordelen van telewerken voor werkgevers

#1 Je bespaart op allerlei kosten

Niet alleen als werknemer, maar ook als werkgever bespaar je op allerlei kosten. Des te meer werknemers mobiel werken, des te minder kantoorruimte je moet aanbieden. Je kunt dus prima een kleiner pand huren of kopen. 

Daarnaast maken werknemers ook geen gebruik meer van de auto of het openbaar vervoer om naar het werk te komen, waardoor je de kost voor woon-werkverkeer kan laten wegvallen. 

#2 Je wordt gezien als een moderne en innovatieve werkgever

Een gezonde balans tussen werk en privé is prioriteit nummer één van heel wat werknemers. Als werkgever is het dus van essentieel belang om hier aandacht voor te hebben. 

Initiatieven zoals flexibele werkuren en de mogelijkheid om mobiel te werken, dragen hier zeker aan bij. Het is een win-win. Door je werknemers de flexibiliteit te bieden waar ze naar hunkeren, zullen ze in de eerste plaats productiever werken. 

Daarnaast zullen tevreden werknemers minder snel geneigd zijn om te denken dat het gras groener is aan de overkant. Tot slot word je al snel beschouwd als een aantrekkelijk bedrijf, wanneer je werknemers de flexibiliteit geeft om te telewerken. 

#3 Telewerken verlaagt het ziekteverzuim

Door je werknemers te laten telewerken, verlaag je de drempel om door te werken bij banale gezondheidsklachten zoals een verkoudheid. Thuis zijn je werknemers nu eenmaal meer op hun gemak. 

Ook voor werknemers met een arbeidshandicap kan het lonen om mobiel te kunnen werken. Denk maar aan werknemers met een gebroken been. Mits ze over een kantoorbaan beschikken, kunnen zij perfect van thuis uit werken. 

Must-have tools om te telewerken

#1 Microsoft Teams 

De impact van thuiswerken op je interne bedrijfscommunicatie is groot. Geen gesprekken meer aan het koffieapparaat, en geen fysieke meetings meer. Mailen is traag, een postduif sturen nog trager. 

De oplossing hiervoor? Microsoft Teams. Bij veel bedrijven is Microsoft Teams gekend als een Skype-variant waarmee je met collega’s de laatste nieuwtjes of strafste vakantieverhalen deelt, maar het platform is tot een pak meer in staat. 

Sterker nog, Microsoft Teams is dé tool om je bedrijfscommunicatie te optimaliseren. Nauw samenwerken met een groep mensen- of chats organiseren per onderwerp? Teams doet het allemaal. 

Met Teams zet je bovendien in no-time een videoconferentie op en dat brengt heel wat voordelen met zich mee. Je verliest in de eerste plaats minder tijd, aangezien alle partijen via de laptop rechtstreeks kunnen deelnemen.

Tot slot kan je via de Teams Store eenvoudig en snel applicaties toevoegen aan je Microsoft Teams-omgeving. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Planner of Adobe Sign. In één klik creëer je een werkomgeving op maat van jouw project. 

Meer weten over de mogelijkheden van Microsoft Teams als communicatietool? Download dan gerust onze handleiding. Hierin leggen we uit hoe Microsoft Teams in elkaar zet, en wat de mogelijkheden zijn. 

#2 Desktop as a Service

Desktop as a Service is een virtuele werkplekoplossing, waarbij je vanaf de cloud inlogt op jouw desktop. Om het even waar, en op eender welk toestel. Je werkplek beperkt zich niet meer tot de locatie van je desktop en je hebt alle bedrijfsapplicaties overal bij de hand. 

Deze virtuele werkplekoplossing biedt bovendien heel wat voordelen tegenover een traditionele PC-omgeving. In de eerste plaats ontlast het vooral je IT-afdeling. De integratie is een stuk makkelijker, en het systeem vergt minder onderhoud. 

Besluit

Wil je jouw werknemers efficiënt en veilig laten telewerken, kies dan voor een migratie van je IT-systemen naar de cloud. Je hoeft hierdoor geen rekening meer te houden met de economische levensverwachting van jouw hardware, en ook over een gebrek aan opslagruimte hoef je je geen zorgen te maken. 

Met je bedrijf overstappen naar de cloud is echter een cruciale ingreep. Je verhuist namelijk het kloppend hart van je organisatie. Een goede planning en begeleiding is hierbij onontbeerlijk. 

Als gespecialiseerd IT-bedrijf, assisteren we bij ASPEX al meer dan 15 jaar lang bedrijven bij de migratie van hun systemen naar de cloud. Neem dus gerust contact met ons op, indien je interesse hebt in één van onze cloudoplossingen. 

Ook bij vragen of opmerkingen over dit blogartikel, mag je ons altijd contacteren. Wij staan je met plezier te woord! 

De laatste ontwikkelingen in cloud computing en SaaS in je mailbox?

Blijf op de hoogte als ASPEX een nieuwe gids publiceert.

Gerelateerde artikels

Workplace of the future
Kaj Gorremans

Haal meer uit Microsoft Teams (1/4)

Steeds meer bedrijven streven naar de New Ways of Working (NWOW). Maar wat houden die precies in? En hoe realiseer je ze? Zoals alle wegen naar Rome leiden, gaan er ook heel wat richting een moderne werkomgeving. Maar hoe ben je zeker dat je de beste afslag kiest? Onze GPS stuurt ons langs Microsoft Teams.

Workplace of the future
Kaj Gorremans

Haal meer uit Microsoft Teams (2/4)

In deel 2 zoomen we in op de videocapaciteiten van Teams. Vooral voor wie zijn of haar agenda ziet overlopen met meetings en briefings een geschenk uit de hemel!